Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

08 Aug. Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten ist ein zentraler Aspekt der Unternehmensführung in Österreich. Sie betrifft Unternehmen jeder Größe und Branche und ist gesetzlich genau geregelt. In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorschriften und geben Tipps, wie Sie diese in der Praxis umsetzen können.

Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht für Sie?

In Österreich schreibt die Bundesabgabenordnung (BAO) vor, dass alle buchführungsrelevanten Dokumente sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Diese Frist beginnt nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Es ist entscheidend, dass Sie diese Dokumente sorgfältig aufbewahren, um bei steuerlichen Prüfungen keine Schwierigkeiten zu bekommen. Sie ermöglicht es den Finanzbehörden und anderen Kontrollinstanzen, im Nachhinein die Richtigkeit und Vollständigkeit der buchhalterischen Aufzeichnungen zu überprüfen.

Welche Dokumente sind betroffen?

Die Aufbewahrungspflicht umfasst eine Vielzahl von Dokumenten, darunter:

• Rechnungen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Bilanzen und Jahresabschlüsse: Einschließlich der zugehörigen Erläuterungen
• Buchungsbelege: Alle Belege, die als Grundlage für die Buchführung dienen
• Verträge: Jegliche Art von geschäftlichen Vereinbarungen
• Lohnunterlagen: Dokumentation über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Geschäftsbriefe: Schriftwechsel, der geschäftliche Transaktionen betrifft

Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist in Österreich beträgt sieben Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Es gibt jedoch Ausnahmen:

• 30 Jahre: Bei gerichtlichen und behördlichen Entscheidungen sowie bei Dokumenten, die Grundstücke betreffen.
• 12 Jahre: Bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Dienstleistungen an Nichtunternehmer innerhalb der EU.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Folgen haben. Unternehmen drohen finanzielle Strafen, und in schwerwiegenden Fällen kann es sogar zu einem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommen. Zudem kann das Fehlen von wichtigen Dokumenten zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen, was eine nachträgliche Steuernachzahlung zur Folge haben kann.

Tipps für die praktische Umsetzung

Um die Aufbewahrungspflichten effizient umzusetzen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

• Digitale Archivierung: Die Digitalisierung von Dokumenten kann Platz sparen und die Verwaltung erleichtern. Wichtig ist jedoch, dass die digitalen Dokumente revisionssicher gespeichert werden.
• Regelmäßige Überprüfung: Setzen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Buchhaltungsunterlagen an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Klare Organisation: Eine klare Struktur in der Dokumentenablage erleichtert das schnelle Auffinden von Unterlagen.

Wann Sie Dokumente vernichten können?

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können Sie Dokumente vernichten. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche Dokumente Sie vernichten können, kontaktieren Sie Ihren Steuerberater. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls es später zu Rückfragen kommt. Dokumente in Papierform empfehlen wir mit einem Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P-4 (feineres Partikelschnittmuster) oder externe Aktenvernichtungsdienste. Für Digitale Dokumentenvernichtung empfehlen wir Ihnen sich genau zu informieren, da die Wahl der besten Methode zur digitalen Datenvernichtung stark von der Sensibilität der Daten, dem verwendeten Datenträgertyp und den gesetzlichen Anforderungen abhängt.

Fazit

Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten ist eine zentrale gesetzliche Anforderung für Unternehmen. Sie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Aktivitäten und schützt Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen. Durch eine sorgfältige und strukturierte Umsetzung der Aufbewahrungspflichten können Unternehmen sicherstellen, dass sie jederzeit bereit für Prüfungen sind und rechtliche Sicherheit genießen.